Maximizando a Eficiência: A Importância do Fluxo de Compras em Hotelaria

A indústria hoteleira, assim como a de Alimentos & Bebidas, é bastante complexa e exige uma operação eficiente e precisa para prosperar. Um aspecto frequentemente negligenciado, mas de crucial importância, é o processo de fluxo de compras, que abrange desde a identificação das necessidades até a entrega dos produtos.

Quando olhamos os “big 3” dentro de um fluxo hoteleiro, deparamos com o cenário, abaixo

• Alimentos e Bebidas (A&B): Compra de alimentos, bebidas, utensílios de cozinha e equipamentos de refrigeração.
• Operações: Compra de materiais de limpeza, materiais de escritório, uniformes e equipamentos de informática.
• Manutenção: Compra de equipamentos, materiais de construção, ferramentas, equipamentos e serviços de manutenção.

Um dos grandes desafios da hotelaria, é a formalização de um processo de requisições robusto, o que pode levar a diversos desafios que prejudicam a eficiência e a lucratividade, como:

• Desperdício financeiro e estoques excessivos: Itens perecíveis (alimentos, bebidas, amenities) podem estragar antes de serem utilizados, resultando em perdas e impacto negativo no Controle de Custos (CDC).
• Inconsistência de produtos: A falta de padronização na análise dos produtos, durante a aquisição, pode levar à inconsistência na qualidade dos serviços prestados (hospedagem, A&B), impactando negativamente a experiência do cliente.
• Perda de oportunidades de negociação: Sem um processo estruturado, é difícil comparar preços e negociar melhores condições com os fornecedores, principalmente sem ter a devida demanda das quantidades em mãos.
• Dificuldades no controle de custos: A falta de organização nas compras dificulta o controle dos gastos e a otimização do CDC.
• Variações no padrão de qualidade: A inconsistência na qualidade dos produtos pode afetar a qualidade dos serviços e a imagem do hotel.

Estudando os desafios acima, quando um hotel adota um processo de fluxo de compras bem estruturado, com foco nas etapas de inventário e requisição, diversos benefícios surgem, impactando positivamente o CDC:

• Planejamento financeiro preciso: A análise detalhada dos inventários e das requisições permite estimar com maior exatidão os gastos com compras, evitando desperdício de recursos e otimizando as alocações financeiras.
• Negociações vantajosas: O processo eficiente de requisição permite montar cotações eletrônicas, e comparar preços, além de negociar melhores condições com os fornecedores, reduzindo os custos de aquisição e otimizando o CDC.
• Padronização da qualidade: A requisição minuciosa garante a escolha consistente de produtos de alta qualidade, elevando a satisfação do cliente e preservando o valor do CDC.
• Controle de estoques: O detalhamento das requisições permite um gerenciamento eficaz dos estoques, evitando perdas e otimizando o CDC.
• Análise de desempenho: A documentação das requisições facilita a análise do desempenho das compras ao longo do tempo, permitindo ajustes estratégicos nas aquisições e um CDC mais controlado.

Ao dominar os aspectos específicos do setor, como a gestão para A&B, a negociação estratégica com fornecedores e a utilização de tecnologia para automatizar tarefas, os profissionais de compras podem contribuir significativamente para o sucesso do hotel.

• Compras para cada setor: O processo de compras para alimentos e bebidas, por exemplo, deve ser especialmente rigoroso para garantir a qualidade dos produtos e a padronização das receitas.
• Gestão de Estoques: O gerenciamento de estoques é crucial para evitar perdas e garantir a disponibilidade de produtos para atender à demanda dos hóspedes.
• Negociação com Fornecedores: A negociação com fornecedores é fundamental para obter melhores preços e condições de pagamento.
• Tecnologia: A utilização de tecnologia para automatizar o processo de compras pode aumentar a eficiência e reduzir custos.

http://cotacompras.com

Em um mercado competitivo como o da hotelaria, otimizar o processo de fluxo de compras é fundamental para garantir a eficiência, a qualidade dos serviços e a competitividade do negócio.

As dicas a seguir fornecem alguns pequenos insights para profissionais que buscam aperfeiçoar o gerenciamento de compras e impulsionar o sucesso do hotel.

• Utilize um sistema de requisição online para automatizar o processo e facilitar o acompanhamento.
• Defina critérios claros para a seleção de fornecedores.
• Negocie, em cotações eletrônicas, preços e condições de pagamento com os fornecedores.
• Realize auditorias regulares para verificar se o processo está funcionando corretamente.
• Treine os funcionários envolvidos no processo de compras.
• Utilize ferramentas de análise de dados para monitorar o desempenho das compras.
• Crie um plano de compras estratégico que alinhe as compras com os objetivos do hotel.

“A excelência na gestão de compras não se trata apenas de economizar dinheiro, mas sim de agregar valor estratégico ao empreendimento.”

Lembre-se:

• A otimização do processo de compras é uma jornada contínua que requer dedicação, análise constante e aprimoramento progressivo.
• O investimento em tecnologia, treinamento e na construção de relacionamentos sólidos com fornecedores é essencial para alcançar a excelência na gestão de compras.

Ao dominar as nuances do processo de compras e implementar as dicas e estratégias deste guia, os profissionais de hotelaria podem transformar seus departamentos em centros de excelência, impulsionando a competitividade, a eficiência e o sucesso do hotel.

Boas Compras!

Marcio Blak é diretor da plataforma CotaCompras.com e consultor de transformação digital pela gastrono.tech